Privacyreglement Stichting Straatvoetbal Santpoort

Privacyreglement
Stichting Straatvoetbal Santpoort

Algemeen
Stichting Straatvoetbal Santpoort is, met haar straatvoetbaltoernooi, onderdeel van het Dorpsfeest Santpoort dat georganiseerd wordt door de Harddraverij vereniging Santpoort en omstreken. Het bestuur van Stichting Straatvoetbal Santpoort hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de persoonsgegevens, die door Stichting Straatvoetbal Santpoort worden verzameld en verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd. Stichting Straatvoetbal Santpoort is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van Persoonsgegevens van betrokkenen. Dit Privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Stichting Straatvoetbal Santpoort.
Voor vragen over dit reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop Stichting Straatvoetbal Santpoort met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen. U vindt de contactgegevens op onze website; straatvoetbalsantpoort.nl.

Doel van het privacyreglement
Dit privacyreglement is een verdieping van het privacy beleid, dat is vastgesteld door het bestuur van Stichting Straatvoetbal Santpoort en beschrijft hoe Stichting Straatvoetbal Santpoort omgaat met de privacy van betrokkenen. Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van Stichting Straatvoetbal Santpoort. Dit privacyreglement beschrijft de verwerking van persoonsgegevens en de doeleinden van de gegevensverwerking door Stichting Straatvoetbal Santpoort en hoe u uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens kunt uitoefenen. Als u deze website bezoekt of zich inschrijft voor deelname aan het straatvoetbaltoernooi Santpoort, kan de Stichting Straatvoetbal Santpoort gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de website enz. In het kader van deze verwerkingen waarborgt en respecteert Stichting Straatvoetbal Santpoort uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacy beleid zoals deze door Stichting Straatvoetbal Santpoort zijn opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw persoonsgegevens door de Stichting beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens.

Begrippen

In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.

–     De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);
–     Het privacyreglement: dit reglement;
–     Verantwoordelijke: Stichting Straatvoetbal Santpoort;
–     Beheerder: de voorzitter van Stichting Straatvoetbal Santpoort;
–     Webmaster: de webmaster van Stichting Straatvoetbal Santpoort die de website beheert;
–     Verwerker: De Stichting, die persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak ten behoeve van de verantwoordelijke,
zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen;
–     Betrokkene:  is degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft en geeft voor de verwerking hiervan zijn ondubbelzinnige toestemming.
Deze uitdrukkelijke toestemming wordt ook geïnformeerde toestemming  genoemd.;
–     Gebruiker: De functionaris die bevoegd is persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de
verwerking kennis te nemen; hiermee wordt de voorzitter van Stichting Straatvoetbal Santpoort, bedoeld;
–     Derden: personen en instanties buiten Stichting Straatvoetbal Santpoort;
–     Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
–     Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking  tot persoonsgegevens, zoals het
verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met
elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest verwerkt
dus Persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);
–     Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een
functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
–     Deelnemers: hiermee worden de voetballers, vrijwilligers en sponsoren die zich aanmelden voor het straatvoetbaltoernooi Santpoort bedoeld;
–     Data lek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die
kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens.

Doeleinden
Stichting Straatvoetbal Santpoort verzamelt of gebruikt uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit privacyreglement. (Artikel 5 AVG)
Dit zijn:
–  Activiteiten die, gelet op de doelstelling Stichting Straatvoetbal Santpoort, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor het straatvoetbaltoernooi
Santpoort;
–  Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan activiteiten, die plaatsvinden binnen Stichting
Straatvoetbal Santpoort;
–  Het berekenen, vastleggen en innen van inschrijfgelden en sponsorbijdrages, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
–  Het verzenden van informatie aan betrokkenen over activiteiten Stichting Straatvoetbal Santpoort en daarmee samenhangende
marketingactiviteiten door Stichting Straatvoetbal Santpoort, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij
inschrijving voor activiteiten;
–  Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding.

Rechtmatige grondslag
Stichting Straatvoetbal Santpoort verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG)
–  Om een verplichting na te komen die in de wet staat;
–  Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was;
–  Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;
–  Voor de goede vervulling van de taak, die Stichting Straatvoetbal Santpoort vervult;
–  Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking;
Dat laatste is doorgaans het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een evenement medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn persoonsgegevens te verstrekken.

Wijze van verwerking
De verwerking van persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt. Persoonsgegevens van deelnemers worden uitsluitend verkregen van de Betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste verwerking van diens persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.
De nieuwe deelnemer verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Gegevens over deelnemers aan activiteiten worden niet langer bewaard dan nodig is voor die activiteit.

Persoonsgegevens
Stichting Straatvoetbal Santpoort verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:
–  Deelnemers van het straatvoetbaltoernooi Santpoort;
–  Personen met wie Stichting Straatvoetbal Santpoort een zakelijke(vrijwilligers) of financiële (sponsoren) relatie onderhoudt. Deelnemers worden         geregistreerd via de straatvoetbal Santpoort website. In het geval van vrijwilligers en sponsoren vindt de verwerking plaats via het secretariaat van     Stichting Straatvoetbal Santpoort.

De deelnemer voert de volgende verplichte gegevens in op de website van straatvoetbal Santpoort:
–  Voornaam                    –  Geboorte datum
–  Achternaam                 –  Geslacht
–  Adres                           –  Telefoonnummer
–  Postcode                     –   E-mailadres
–  Woonplaats                 –   Speler/Keeper/Functie
Aan de gegevens worden vervolgens de datum en tijd van registratie toegevoegd.

De persoonsgegevens van de deelnemers worden binnen 13 maanden, na dat het toernooi waar de deelnemer zich voor heeft ingeschreven is beëindigd, uit de administratie van Stichting Straatvoetbal Santpoort verwijderd. De gegevens worden niet langer dan de aangegeven periode bewaard, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.

Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens
Stichting Straatvoetbal Santpoort verstrekt geenszins persoonsgegevens aan derden. Afhankelijk van de toegekende permissies hebben leden van de organisatie mogelijk toegang tot persoonsgegevens van deelnemers. Deze personen, die toegang hebben tot (een deel van) de persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen. Persoonsgegevens van betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan Leden van de organisatie van het straatvoetbaltoernooi, in het kader van de activiteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerder genoemde doeleinden.

Beveiliging
Stichting Straatvoetbal Santpoort draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen in de administratie van Stichting Straatvoetbal Santpoort, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Stichting Straatvoetbal Santpoort draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van Stichting Straatvoetbal Santpoort en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Rechten van betrokkenen
De betrokkene heeft de volgende rechten:

  • Recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om aan Stichting Straatvoetbal Santpoort te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Correctierecht: als duidelijk wordt dat de persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij Stichting Straatvoetbal Santpoort om dit te corrigeren.
  • Recht van verzet: betrokkenen hebben het recht aan Stichting Straatvoetbal Santpoort te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
  • Recht om vergeten te worden: in gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
  • Recht op bezwaar: betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Stichting Straatvoetbal Santpoort zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Website en Facebookpagina van Stichting Straatvoetbal Santpoort
Op de website en Facebookpagina van Stichting Straatvoetbal Santpoort kunnen foto’s worden geplaatst waarop betrokkene voorkomen. Dit zijn foto’s- en/of videomateriaal en teksten over evenementen, die Stichting Straatvoetbal Santpoort heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit uitslagen van wedstrijden, gehuldigde personen, actiefoto’s tijdens en rond het evenement enz. Door deel te nemen aan het toernooi geeft de betrokkene (impliciet of expliciet) toestemming aan Stichting Straatvoetbal Santpoort voor publicatie van deze gegevens.

Inschrijfformulier op de website
Wanneer u een webformulier invult worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging.

Links naar websites van derden
Op de website van Stichting Straatvoetbal Santpoort zijn links naar websites van derden te vinden, zoals de Harddraverij vereniging Santpoort een omstreken en bedrijven. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze Derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn persoonsgegevens. Stichting Straatvoetbal Santpoort is niet aansprakelijk voor de informatie die door derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.

Data lek
Er is sprake van een data lek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van Derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG). De webmaster zorgt er voor de bewaarde bestanden  van Stichting Straatvoetbal Santpoort  afdoende worden beveiligd.

Slotbepalingen
In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van Stichting Straatvoetbal Santpoort. Wijzigingen in doel van de verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit privacyreglement. Wijzigingen en aanvullingen van het privacyreglement worden door de algemene bestuursvergadering vastgesteld.

Dit Privacyreglement is goedgekeurd op de algemene bestuursvergadering van 25 januari 2018 en is in werking getreden op 20 mei 2018.

LATERE WIJZIGINGEN
Na invoering van dit privacyreglement, op 20 mei 2018, zullen ongetwijfeld leerzame aanvullingen naar boven komen. Die kunt u eventueel doorgeven aan het secretariaat van  Stichting Straatvoetbal Santpoort via mail: info@straatvoetbalsantpoort.nl
Na enige tijd worden de verzamelde aanvullingen aangepast in ons privacyreglement.

Een ieder die op welke manier dan ook deelneemt aan het straatvoetbaltoernooi Santpoort verklaart kennis te hebben genomen van dit privacy reglement en stemt hierin toe.